VPBX verwalten
Wie verwalte ich eine VPBX?
Sie können Ihre VPBX selbstständig verwalten und konfigurieren. Die Benutzeroberfläche ist einfach und übersichtlich gestaltet. Der Schweizer Entwickler der VPBX stellt Ihnen eine ausführliche Dokumentation zur Verfügung, und der iWay-Support hilft bei Fragen schnell weiter.
Welche Funktionen hat eine VPBX?
Mit der VPBX können Sie Benutzende und Telefone flexibel verwalten und anpassen. Sie können folgende Funktionen nutzen:
- Neue Benutzende anlegen und bestehende bearbeiten
- Den Anmeldestatus der Benutzerinnen und Benutzer einsehen
- Individuelle Berechtigungen und Einstellungen zuweisen
- Interne Nummern frei vergeben
- Sichtbarkeit von Anrufverläufen steuern

Mit Dialplänen legen Sie fest, wie Sie Ihre Rufnummern nutzen. Sie können Öffnungszeiten, Ansagen, Rufgruppen, Klingeldauer, Warteschleifen und Wartemusik definieren oder Anrufe an Benutzerinnen und Benutzer sowie externe Nummern weiterleiten.

Sie können Ansagen und Wartemusik individuell gestalten. Laden Sie Audiodateien hoch, nehmen Sie Ansagen über ein verbundenes Telefon auf oder erstellen Sie Audiodateien mit der Text-to-Speech-Funktion. Diese Ansagen können Sie in Mailboxen und Dialplänen einsetzen. Bereits gespeicherte Audiodateien können Sie jederzeit anhören und bearbeiten. Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Radiosender als Wartemusik zur Verfügung.

Sie können Rufnummern als virtuelle Faxnummern einrichten. Eingehende Faxe gehen automatisch als PDF an die hinterlegte E-Mail-Adresse und werden in der Anrufliste zum Download bereitgestellt. Zusätzlich können Sie PDFs direkt über die VPBX-Weboberfläche, den CTI-Client oder den Windows-Druckertreiber als Fax versenden.

Sie können Video- und Telefonkonferenzen einfach über die VPBX oder den CTI-Client starten. Bei Telefonkonferenzen erhalten die Teilnehmenden einen Anruf oder wählen sich über eine Konferenznummer und PIN ein. Für Videokonferenzen verschicken Sie Einladungen per E-Mail. Die Teilnehmenden öffnen den Link mit Google Chrome oder Mozilla Firefox

Mit Sonderschaltungen passen Sie Ihre Telefonanlage flexibel an besondere Situationen an. Sie können beispielsweise Anrufe vorübergehend auf eine Mobilnummer umleiten, wenn Sie unterwegs sind. Auch Schaltungen für Feiertage, Ferien oder bei einem Internetausfall können Sie rasch einrichten. Jede Sonderschaltung hat einen eigenen Dialplan, den Sie nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren können.

Sie können Gruppen erstellen und diese in Dialplänen verwenden. Standardmässig werden Anrufe an alle Mitglieder einer Gruppe gleichzeitig weitergeleitet. Wenn Sie den Modus auf Warteschleife umstellen, erhalten Sie zusätzliche Optionen wie Wartemusik, wiederkehrende Ansagen und verschiedene Klingelstrategien.

Mit der VPBX erstellen Sie Sprachdialogsysteme, so genannte IVR (Interactive Voice Response). Diese Systeme können Sie in jedem Dialplan verwenden. Anruferinnen und Anrufer werden automatisch an verschiedene Personen, Gruppen oder externe Nummern weitergeleitet. Sie können eine Baumstruktur mit mehreren Auswahlmöglichkeiten erstellen, zum Beispiel zuerst eine Sprachwahl und danach eine Abteilungswahl. Ansagen können Sie beliebig in das IVR-Menü einfügen.

Die VPBX kann ein zentrales Adressbuch führen. Sie können die Kontakte sowohl im CTI-Client als auch über LDAP auf Tischtelefonen und anderen Geräten abrufen. Kontakte lassen sich als CSV-Datei importieren oder exportieren. Es steht eine Import-API (Application Program Interface) zur Verfügung, um den Datenabgleich mit einem CRM-System zu automatisieren. Benutzerinnen und Benutzer mit den richtigen Berechtigungen können Kontakte direkt im CTI-Client bearbeiten.

Sie können Tisch- und Funktelefone direkt mit der VPBX konfigurieren. Die Hotdesking-Funktion ermöglicht es Benutzerinnen und Benutzern, sich mit einer PIN an jedem Tischtelefon anzumelden. Beim Austausch defekter Telefone bleiben alle Einstellungen erhalten, und die Geräte werden automatisch mit der aktuellen Firmware aktualisiert.
Die VPBX kann als Session Border Controller (SBC) für Microsoft Teams eingesetzt werden. Ihre Benutzerinnen und Benutzer können dadurch Anrufe über die VPBX direkt im Microsoft Teams-Client tätigen und empfangen. Der Benutzerstatus wird synchronisiert, sodass Sie die Vorteile der VPBX-Funktionen wie Dialpläne, Gruppen und Sonderschaltungen mit der Flexibilität von Microsoft Teams kombinieren. So können Sie Teams-Clients mit traditionellen Tisch- und Funktelefonen parallel nutzen.

Die VPBX bietet zwei praktische APIs (Application Program Interfaces), die Sie in Ihre Anwendungen einbinden können.
- Call API: Diese API ermöglicht es, bei einem Anruf bestimmte Aktionen in einer anderen Anwendung auszulösen. Beispielsweise können Sie bei einem eingehenden Anruf automatisch ein Ticket im Ticketsystem erstellen oder einen Kundendatensatz im CRM öffnen.
- Presence API: Mit dieser API synchronisieren Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus aus dem CTI-Client mit anderen Anwendungen. So können Programme erkennen, ob Sie gerade telefonieren oder verfügbar sind.

Look & Feel

Die VPBX-Strategie: Bei jeder der Zentrale zugewiesenen öffentlichen Telefonnummer, welcher keine spezielle Funktion wie Fax, Konferenzraum oder FollowMe zugewiesen wird, handelt es sich um eine Anrufverteilung. In der Praxis bedeutet dies folgendes: Eine Nummer kann ein oder mehrere angeschlossene Endgeräte klingeln lassen und zugleich kann ein Endgerät mit verschiedenen Nummern verknüpft werden, so dass dieses bei Anrufen auf diverse Nummern klingelt. Weiter ist es möglich, neben den angeschlossenen Endgeräten auch externe Nummern in den Parallelruf einzubeziehen.
Da pro Nummer zeit- und tagesabhängig zehn verschiedene Szenarien abgebildet werden können, ist es möglich, Nummern an bestimmten Tagen auf anderen Apparaten terminieren zu lassen, als an anderen. Auch können abhängig von Wochentag und Uhrzeit verschiedene Ansagen definiert und unterschiedliche Mailadressen für die Voice2Mail-Nachrichten hinterlegt werden.
VPBX-Demo
Hier können Sie die VPBX testen und einen Eindruck zur Bedienung erhalten:
URL: https://demo.vpbx.iway.ch/
Username: demo
Passwort: PsyMA49255
Folgende Einschränkungen gelten für diese VPBX:
- Die Konfiguration wird einmal pro Nacht mit einer Grundkonfiguration überschrieben.
- Die VPBX ist mit keinem Trunk verbunden: Ein- und ausgehende Anrufe von und zu der VPBX sind nicht möglich.
- Interne Anrufe sind möglich.
- Es gibt zwei default User, "user1" und "user2".
- Es können maximal 20 Benutzer und 10 CTI-Clients eingerichtet werden
Was ist ein CTI-Client?
Ein CTI-Client (Computer Telephony Integration) verbindet Ihr Telefon mit Ihrem Computer. Sie können den CTI-Client als Softphone direkt am PC nutzen oder als Unterstützung für Ihr Tischtelefon einsetzen. Der CTI-Client ist für Windows, macOS und Linux verfügbar. Um den Client zu nutzen, benötigen Sie eine CTI-Lizenz.
Der CTI-Client hat eine übersichtliche Nutzeroberfläche. Sie sehen den Status Ihrer Kollegen und erkennen sofort, ob sie gerade telefonieren. Am oberen Rand können Sie Ihren eigenen Status setzen und festlegen, welche Telefonnummer bei ausgehenden Anrufen angezeigt werden soll. Über ein Suchfeld können Sie schnell Kontakte finden oder eine Rufnummer wählen. Unten rechts finden Sie Einstellungen, die Headset-Auswahl und den integrierten Chat.
Die Funktionen des CTI Clients
- Anrufe verbinden
- Direkt vom Computer wählen
- Anzeigen der Anruferinfos bei ankommenden Anrufen (basierend auf dem hinterlegten Adressbuch)
- Suche im zentralen Adressbuch für abgehende Anrufe
- Notiz während des Anrufes verfassen
- Weiterleiten von Anrufinfos und Notizen per Mail
- Taskliste der verpassten Anrufen
- Abgehend anzuzeigende Nummer pro Anruf wählbar
- Unterscheidung von Anrufen auf die Direktnummer und Gruppenrufen
- Statusliste (Wer ist besetzt? Wer will nicht gestört werden?)
- In Gruppen an- und abmelden
- Umleitungen der eigenen Direktnummer(n) konfigurieren
CTI-Lizenz
(optional, CHF 4.-/Mt. (exkl. MwSt.) pro Benutzer)
- CTI-Client (Programm für PC, Mac und Linux), welcher auch im Softphone-Modus betrieben werden kann
- Smartphone-App für iOS und Android ("wwmobile" im App-Shop suchen)
- TAPI-Treiber (für die Anbindung an z. B. Outlook)

Anruf verfolgen
Im Anrufverlauf sehen Benutzerinnen und Benutzer je nach Berechtigungen ihre eigenen Anrufe oder auch den Verlauf mehrerer Rufnummern, zum Beispiel einer Direktnummer und einer Hauptnummer. Mit einem Klick auf einen Eintrag sehen Sie, wer den Anruf entgegengenommen hat und ob der Anruf weitergeleitet wurde.
Anrufe verwalten
Laufende Anrufe erscheinen im Anruffenster des CTI-Clients. Dort können Sie:
- Notizen zum Anruf machen und die Informationen direkt per E-Mail oder Chat versenden
- den Anruf auch auf stumm stellen oder pausieren, wobei Ihre Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner Wartemusik hören
- Anrufe direkt im Fenster weiterleiten
App nutzen
Die wwMobile App bringt die wichtigsten Funktionen des CTI-Clients auf Ihr Mobiltelefon. Sie können damit Festnetzanrufe und interne Gespräche der VPBX über Ihr Smartphone tätigen und empfangen. Das ist praktisch, wenn Sie viel unterwegs sind oder im Ausland Roaminggebühren sparen möchten. Die App ist für iOS und Android verfügbar. Auch hier benötigen Sie eine CTI-Lizenz.
